Serviam +
KOSTENVERGOEDING: WIJZIGING TABEL MET FORFAITS RSZ
pdf




Kosten eigen aan de werkgever zijn een terugbetaling van onkosten door de werkgever aan de werknemer. De werknemer heeft deze onkosten gemaakt in de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst (bv. verplaatsingskosten, telefoon,…). Dergelijke kosten zijn uitgesloten uit het loonbegrip.

Vanaf 1 januari 2010 ligt de bewijslast bij de werkgever in geval van betwisting. Het is aan de werkgever om aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kosten aan te tonen. Indien de werkgever niet of onvoldoende kan aantonen dat de betaalde bedragen overeenstemmen met de werkelijke kosten, zullen deze vergoedingen (of een gedeelte hiervan) beschouwd worden als loon en moeten er sociale zekerheidsbijdragen op betaald worden.
 
Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.
 
Sinds het derde kwartaal 2010 heeft de RSZ een tabel gepubliceerd met een aantal forfaitaire bedragen die zij aanvaarden als kostenvergoeding. Vanaf 1 januari 2011 zijn er een aantal bedragen in de tabel gewijzigd, en een aantal voorwaarden verduidelijkt.
 
Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar toegekend mogen worden. Het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men immers niet de beide systemen, reële kosten en forfait, samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de onderstaande forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.
 
 
Forfaitaire onkostentabel RSZ vanaf 1 januari 2011:
 
 
TYPE KOSTEN
BEDRAGEN
VOORWAARDEN
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto
0,3178 EUR/km
- het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden.
- de forfaits zijn "all-in": onderhoud, verzekering, brandstof,...
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets
0,21 EUR/km
- de fiets is eigendom van de werknemer
- als de werkgever een fiets ter beschikking stelt, is het forfait enkel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen voor de woon-werkverplaatsingen.
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten
8,00 EUR/dag
- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd
6,00 EUR/dag
- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend).
- het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.
Verblijfskosten in België
30,00 EUR/nacht
- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is.
- dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.
Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen
112,72 EUR/maand
- dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ... Dit forfait mag alleen toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt deze forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek.
Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)
10 %
- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties.
Bureaukosten: telewerkers
10 %
- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.
Arbeidsgereedschap
1,25 EUR/dag
- de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken.
Aankoop van werkkledij
1,53 EUR/dag
- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).
Onderhoud van werkkledij
1,53 EUR/dag
- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).
Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer
0,76 EUR/dag
- betreft kledij (jeans, t-shirts,...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.
Kosten verbonden aan de auto:
garage
50,00 EUR/maand
- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.
- als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet.
Kosten verbonden aan de auto:
parking
15,00 EUR/maand
- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.
- als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen.
Kosten verbonden aan de auto:
car-wash
15,00 EUR/maand
- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.
- als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist.
 
 
 
Bron : www.rsz.be – instructies aan werkgevers kw 1/2011